Por Qué los Administradores de Propiedades Necesitan Seguimiento de Refrigerantes: Su Responsabilidad Legal Bajo las Nuevas Reglas de la EPA
A partir del 1 de enero de 2026, las regulaciones de la EPA requieren que los propietarios de edificios rastreen refrigerante en equipos con más de 15 libras, cubriendo prácticamente todos los sistemas HVAC comerciales. Los administradores de propiedades son responsables de mantener registros conformes. Esto es lo que necesita saber.
Introducción
Si administra propiedades comerciales—edificios de oficinas, centros comerciales, complejos de apartamentos o desarrollos de uso mixto—una nueva regulación de la EPA entró en vigor el 1 de enero de 2026 que impacta directamente sus operaciones.
La regulación redujo los requisitos de seguimiento de refrigerante de 50 libras a 15 libras bajo 40 CFR Parte 84 Subparte C. Este cambio aparentemente técnico tiene una implicación práctica importante: prácticamente todos los sistemas HVAC y de refrigeración comerciales ahora requieren mantenimiento detallado de registros y monitoreo de tasas de fuga.
Bajo las regulaciones de la EPA, los propietarios y operadores de equipos son responsables del cumplimiento de refrigerantes. Como administrador de propiedades, está actuando como representante del propietario, lo que significa que es responsable de mantener registros precisos, rastrear tasas de fuga y garantizar reparaciones oportunas.
La buena noticia: con el sistema de seguimiento adecuado, el cumplimiento de refrigerantes es sencillo. Piense en ello como su póliza de seguro de cumplimiento.
¿Qué Equipos Están Ahora Regulados?
El umbral de 15 libras captura la mayoría de los equipos de edificios comerciales:
- Unidades HVAC de azotea (la mayoría contiene 15-50 lbs de refrigerante)
- Sistemas divididos grandes que sirven espacios de oficinas/comerciales
- Sistemas de enfriadores para enfriamiento de edificios
- Enfriadores de acceso y congeladores (restaurantes, tiendas de comestibles)
- Refrigeración comercial (servicio de alimentos minorista)
- Unidades de enfriamiento de salas de servidores
En términos simples: Si administra un edificio comercial, es casi seguro que tiene equipos que ahora requieren seguimiento de cumplimiento de la EPA.
Su Responsabilidad Legal como Administrador de Propiedades
Bajo 40 CFR Parte 84 Subparte C, los propietarios y operadores de equipos que contienen más de 15 libras de refrigerantes regulados deben:
Cada vez que se agrega refrigerante a un sistema, debe calcular la tasa de fuga anual y compararla con los umbrales de la EPA:
- • Refrigeración comercial: Tasa de fuga anual del 20% activa requisito de reparación
- • Enfriamiento de confort (la mayoría de HVAC): Tasa de fuga anual del 10% activa requisito de reparación
- • Refrigeración de procesos industriales: Tasa de fuga anual del 30% activa requisito de reparación
Cuando un sistema excede su umbral, tiene 30 días para repararlo (120 días si se requiere apagado de proceso industrial). La EPA requiere pruebas de verificación e inspecciones de seguimiento hasta que el sistema esté reparado.
Debe documentar detalles del equipo, todo el trabajo de servicio, adiciones/remociones de refrigerante, cálculos de tasas de fuga e historial de reparaciones. Los registros deben conservarse durante 3 años después de la jubilación del equipo.
Si bien los contratistas de HVAC mantienen su equipo, usted es dueño de la obligación de cumplimiento. Los contratistas proporcionan los datos; usted es responsable de mantener registros conformes y asegurar que las reparaciones se realicen según el cronograma.
El Riesgo del Incumplimiento
Los administradores de propiedades enfrentan varios riesgos cuando el seguimiento de refrigerantes falla:
Exposición Financiera
Las acciones de aplicación de la EPA pueden resultar en multas civiles, con violaciones evaluadas por día de incumplimiento. Para propiedades con múltiples sistemas—digamos un edificio de oficinas con 4-6 unidades de azotea—los registros faltantes o reparaciones retrasadas crean exposición acumulativa.
Interrupción Operacional
El incumplimiento puede desencadenar apagados obligatorios de equipos, quejas de inquilinos, violaciones de arrendamiento e incluso problemas de responsabilidad de seguros.
Preparación para Auditorías
La EPA puede auditar registros de refrigerantes en cualquier momento. Las propiedades sin documentación organizada enfrentan un riesgo significativamente mayor durante las inspecciones.
La mayoría de las violaciones no son intencionadas: ocurren porque los administradores de propiedades ocupados dependen de procesos manuales que fallan en condiciones del mundo real.
Por Qué Falla el Seguimiento Manual
Muchos administradores de propiedades intentan rastrear el cumplimiento con hojas de cálculo y archivos en papel:
- ❌El contratista le envía un informe de servicio por correo electrónico (tal vez) — Se supone que debe archivarlo y calcular manualmente las tasas de fuga
- ❌El servicio ocurre pero la documentación se pierde — Sin registro = brecha de cumplimiento
- ❌Cálculos de tasas de fuga hechos a mano — Fórmulas complejas, fácil cometer errores
- ❌Sin alertas cuando los sistemas exceden umbrales — Se pierden los plazos de reparación
- ❌Múltiples edificios = registros dispersos — Diferentes contratistas, diferentes sistemas, diferentes archivadores
- ❌Rotación de personal — Nuevo administrador de propiedades hereda registros incompletos
La realidad: El seguimiento manual de refrigerantes consume mucho tiempo, es propenso a errores y no escala. Para administradores de propiedades que supervisan múltiples edificios o grandes carteras, es casi imposible mantener un cumplimiento consistente.
RefriTrak: Su Póliza de Seguro de Cumplimiento de Refrigerantes
RefriTrak está diseñado específicamente para el cumplimiento de refrigerantes de la EPA, con características diseñadas específicamente para flujos de trabajo de gestión de propiedades:
- • Organice edificios y ubicaciones ilimitadas
- • Estructura jerárquica: Cartera → Edificio → Piso → Equipo
- • Filtre y busque en toda su cartera de propiedades
- • Vista de tablero única de todos los activos HVAC/refrigeración
- • El sistema calcula tasas de fuga automáticamente después de cada adición de refrigerante
- • Alertas instantáneas cuando se exceden los umbrales de la EPA
- • Seguimiento de plazos de reparación con notificaciones
- • Sin fórmulas manuales, sin errores de hojas de cálculo
- • Cargue y almacene facturas de servicio, documentos de garantía y manuales de equipos en la página de Unidades
- • Todos los registros accesibles para auditorías de la EPA
- • Requisito de retención de 3 años manejado automáticamente
- • Rastree el inventario valioso de refrigerante utilizado para recargas de equipos
- • Monitoree ubicaciones, pesos y contenidos de cilindros
- • Prevenga la pérdida de gas refrigerante costoso
- • Registros de cumplimiento para compras y uso de refrigerante
- • Genere códigos QR para cada unidad HVAC/refrigeración
- • Los contratistas escanean códigos durante las llamadas de servicio
- • Dé a los contratistas acceso seguro protegido con PIN para ver detalles del equipo
- • Registros de servicio vinculados automáticamente al equipo correcto
- • Rastro de auditoría completo de toda la actividad del contratista
- • No más perseguir documentación o notas escritas a mano
- • Exporte informes listos para auditoría para inspecciones de la EPA
- • Filtre por propiedad, edificio, tipo de equipo o rango de fechas
- • Resúmenes de tasas de fuga y monitoreo de umbrales
- • Registros históricos de 3 años al alcance de su mano
Preguntas Frecuentes
P: No soy el propietario del edificio, solo administro la propiedad. ¿Sigo siendo responsable?
R: Bajo las regulaciones de la EPA, tanto los "propietarios como operadores" son responsables. Los administradores de propiedades actúan como el agente del operador/propietario y son responsables del cumplimiento diario a menos que el propietario del edificio lo maneje explícitamente por sí mismo (raro).
P: ¿No puede mi contratista de HVAC simplemente manejar el cumplimiento por mí?
R: No. Los contratistas mantienen el equipo y proporcionan documentación, pero usted (el administrador de propiedades/propietario del edificio) es legalmente responsable de mantener registros conformes, rastrear tasas de fuga y garantizar reparaciones oportunas. La EPA responsabiliza al propietario del equipo, no al contratista de servicio.
P: ¿Qué pasa si mi edificio solo tiene un par de unidades HVAC pequeñas?
R: La mayoría de las unidades de azotea comerciales contienen 15-35 lbs de refrigerante, lo que significa que están reguladas. Verifique la placa de identificación del equipo o pregunte a su contratista de HVAC por la capacidad de carga de refrigerante. Incluso una propiedad de un solo edificio se beneficia del seguimiento automatizado: garantiza que esté protegido sin trabajo manual.
P: ¿Qué pasa si descubro que el equipo ha estado goteando durante años?
R: Debe reparar los sistemas con fugas inmediatamente y comenzar el seguimiento adecuado en adelante. Reparar sistemas de manera proactiva reduce la exposición a la EPA y previene violaciones más graves. RefriTrak le ayuda a establecer procesos conformes desde el primer día.
P: ¿Esto se aplica a edificios de apartamentos residenciales?
R: Depende del equipo. Las unidades de AC residenciales individuales típicamente no cumplen con el umbral de 15 libras, pero los grandes sistemas HVAC centralizados que sirven edificios multifamiliares a menudo sí. Los enfriadores de acceso, equipos de lavandería comercial o sistemas de enfriamiento compartidos también pueden estar regulados.
P: ¿Cómo sé si mi refrigerante está regulado?
R: La regulación cubre refrigerantes con Potencial de Calentamiento Global (GWP) mayor a 53. Esto incluye prácticamente todos los HFC comunes como R-410A, R-134a, R-404A y R-407C. Su contratista de HVAC puede confirmar qué refrigerantes están en sus sistemas.